Oggi, con l’avanzare delle nuove tecnologie, è più facile mantenere le informazioni digitali oltre che sulla carta. Un’operazione resa possibile da un metodo di scansione dei documenti. Realizzato utilizzando diversi strumenti come scanner o stampanti, il primo ti sarà di grande utilità. Cosa significa uno scanner di documenti? A cosa serve e come si usa? Risponderemo a tutte queste domande e anche a molte altre per permetterti di fare la scelta giusta e trovare lo scanner di qualità adatto alle tue esigenze.
A cosa serve uno scanner?
La realizzazione di un documento è un processo informatico che si è evoluto notevolmente e che presenta numerosi vantaggi.
La scansione di un documento è un’operazione che consiste nel creare da un documento in formato cartaceo un file digitale (PDF o immagine).
Essendo leggibile, questo consentirà all’utente di trovare fedelmente tutti i dati che erano presenti sul vecchio file originale scritto.
I vantaggi dello scanner
La tecnica di scansione di documenti presenta diversi vantaggi. Per cominciare, questo processo tecnologico ti consente di conservare bene i tuoi dati.
Infatti, scansionando i tuoi documenti, otterrai dati digitali che puoi conservare su un supporto di archiviazione come un disco rigido. Inoltre, grazie a questo potrai avere accesso a tutti i tuoi dati, senza la minima difficoltà.
Grazie al riconoscimento dei caratteri tramite il software OCR, puoi persino trasformare il testo scritto in testo digitale.
Oltre a conservare i tuoi dati, la scansione dei file scritti ti consentirà anche di proteggere tutte le informazioni in essi contenute. Un’operazione che ti darà la possibilità di tenere tutti i tuoi dati sensibili lontano da occhi indiscreti.
Risparmiare tempo
Un altro vantaggio di tale operazione è il risparmio di tempo. In effetti, l’esperienza ha dimostrato che quando si scansionano i file è possibile trovarli molto rapidamente. Ciò ti consentirà di svolgere velocemente le tue attività e aumentare la produttività.
Inoltre, in un’azienda, la scansione di documenti consente a quest’ultima di ottenere risparmi reali. Questo, oltre al budget stanziato per i mobili per l’archiviazione dei tuoi documenti, ti permetterà anche di ridurre le spese finanziarie che saranno dovute al loro acquisto.
Al momento, hai molte soluzioni che ti permetteranno di scansionare un documento con tranquillità. Eccone alcune.
Le stampanti multifunzione sono dispositivi informatici che combinano da 3 a 4 funzioni. Con questi, hai effettivamente la possibilità di stampare, scansionare, fotocopiare e inviare via fax un documento. Queste caratteristiche dovrebbero essere un criterio di scelta per acquistare una stampante.
Inoltre, va anche sottolineato che la maggior parte di queste stampanti sono vendute a un prezzo accessibile sul mercato, così risparmi tempo e denaro. Tuttavia, poiché si tratta di macchine all-in-one, è necessario assicurarsi che rimangano sempre funzionali.
Infatti, al minimo malfunzionamento di una delle sue opzioni o in caso di un problema come una stampante che non funziona più sotto Windows 10, potresti non essere in grado di scansionare i tuoi documenti.
Gli scanner specializzati
Gli scanner specializzati sono attualmente i migliori strumenti utilizzati per la scansione di documenti. Un marcato aumento del loro utilizzo testimonia i numerosi vantaggi che offrono. Con questi si avrà in particolare la possibilità di ottenere ottimi risultati.
Le possibilità sono più numerose ed efficienti, come la funzionalità di scanner di documenti fronte-retro.
Le marche di scanner più note sono generalmente le stesse dei produttori di stampanti: Brother, HP, Canon, Epson eccetera. Inoltre, come le stampanti multifunzione, l’utilizzo di scanner specializzati ti farà risparmiare tempo e denaro.
Se c’è un punto in cui questi dispositivi hanno dei difetti, è il loro prezzo che è piuttosto alto. Si noti che esistono diversi tipi di scanner digitali: scanner da ufficio, scanner compatti, scanner professionali, scanner mobili che si trovano spesso ad esempio nelle farmacie (scansione della prescrizione del medico).
Ora è anche possibile scansionare documenti con smartphone. Molto pratiche, le soluzioni mobili ti permetteranno anche di convertire i tuoi dati in diversi formati. Inoltre va anche notato che la maggior parte delle applicazioni di scansione mobile sono gratuite (anche se a volte più limitate in termini di funzionalità).
Tuttavia, deploriamo ancora alcuni bug registrati durante il loro utilizzo.
Un problema che viene generalmente definito come quello dello spazio di archiviazione disponibile. Infatti, partendo dal fatto che utilizzi il tuo cellulare, non sarai in grado di scansionare un numero elevato di documenti come potresti facilmente fare da un computer.
Lo scanner portatile: come funziona?
Lo scanner portatile è un nuovo aspetto dell’automazione da ufficio disponibile sul mercato. Ovviamente conosciamo tutti il classico scanner, che era già una rivoluzione quando arrivò nelle case. Oggi la tecnologia è stata ulteriormente sviluppata per soddisfare le nostre esigenze.
Con la dematerializzazione, ora abbiamo più bisogno di digitalizzare un documento che di stamparlo. Gli scanner portatili svolgono quindi il loro ruolo essendo compatti ed efficienti. Come riescono a essere così efficaci?
Uno scanner ha sensori che digitalizzano i documenti. Il documento passa attraverso l’apparecchio che scomporrà le linee punto per punto creando quelli che vengono chiamati pixel. I sensori dello scanner recupereranno così i pixel e analizzeranno il colore di ciascuno di essi per digitalizzare l’immagine.
Con lo scanner automatico, il principio dello scanner portatile è che è il documento che scorre davanti ai sensori e non il contrario come uno scanner convenzionale. I contenuti hanno una fessura su un lato per l’ingresso dei documenti e una fessura sull’altro lato per l’uscita dei documenti.
Per attraversare ed essere scansionato è necessario inserire la pagina, ci vorranno solo pochi secondi per completare la scansione.
Con lo scanner manuale farai scorrere lo scanner sul documento da solo, proprio come uno scanner domestico, tranne per il fatto che fai il lavoro al posto della macchina. Il documento non passa attraverso lo scanner, viene letto direttamente dai sensori e viene scansionato.
Un’altra differenza tra quello manuale e quello automatico è che lo scanner automatico condividerà l’immagine direttamente su un computer, tablet o smartphone.
Lo scanner manuale salverà l’immagine su un supporto di memorizzazione di tipo micro SD, che può essere recuperato inserendo la scheda di memoria in un dispositivo compatibile. Questo è semplicemente il modo in cui funziona uno scanner portatile. È semplice da usare e rende più facile il tuo lavoro quotidiano.
